Office 365 Review, Teil 1: Einrichtung

Office 365 ist das Pendant zu Google Apps – eine Cloud-basierte SaaS Lösung für Selbstständige und kleinere Unternehmen. Ich habe die Lösung mal ausprobiert – über meine Ergebnisse während des Testzeitraumes berichte ich hier. Im ersten Teil meines Reviews geht es um die Einrichtung der Lösung für meinen Test. Warum dazu ein eigener Teil? Lies weiter…

Auf der Suche nach einem geeigneten Online-Exchange, mit dem ich meine eigenen Domains verwalten kann, war ich schon etwas länger. Mein eigener Hoster bietet nur eine Option für über 12,- Euro pro Monat für ein Exchange 2007 mit 2 GB an Speicher an. Das langt mir eigentlich nicht. Und die Open Source Lösungen, die ich mir angesehen habe, taugen für mich auch nichts da ich mit Office 2010 arbeiten möchte. Open Xchange setzt beispielsweise auf ein Plug-In für MS Office/Outlook (die Lösung gibt’s beispielsweise bei 1&1 Internet). Dieses Plug-In funktioniert aber nur unter Outlook 2003 und Outlook 2007, was nicht sehr optimal ist. Also habe ich mir mal die Office Cloud Lösung des Herstellers von Office selbst angesehen.

Die Administrationsoberfläche von Office 365.

Funktionen von Office 365

Office 365 ist eine cloud-basierte Lösung mit online-Produkten aus der bekannten Microsoft Office 2010 Familie. Dabei werden folgende Funktionen geboten:

• Es existieren unterschiedliche Lizenzierungsmodelle (reichen von Nur-Online, bei dem auch schon vorhandene Microsoft Office Software genutzt werden kann bis zu Subscription-Modellen mit lokalem Office 2010 Plus).
• Benutzer lassen sich einzeln lizenzieren – das günstigste Paket kostet 5,25 Euro pro Benutzer und Monat.
• Exchange 2010 plus OWA 2010 und ActiveSync mit 25 GB Speicher.
• Externer und interner SharePoint Server/Site mit 2 GB an Speicherplatz (weiterer Speicherplatz lässt sich zusätzlich buchen).
• Microsoft Online Office Apps: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel und OneNote.
• Lync: Online-Meetings und Telefonate mit der Microsoft Lync Lösung.
• Unterstützung für Migrationen von lokalen IMAP oder Exchange Servern zu Office 365.
• Lokale Domains werden unterstützt.

Vorteile von SaaS Lösungen wie Microsofts Office 365

SaaS (Software-as-a-Service) Lösungen punkten immer dann, wenn der eigene Betrieb einer Lösung einerseits nicht unbedingt erforderlich ist und andererseits die Kosten für den Betrieb einer eigenen Infrastruktur über den Kosten für den Betrieb einer SaaS Lösung liegen würden. Und genau hier liegt das stärkste Argument von Office 365 für Selbstständige und kleinere Unternehmen. Wie sich das Produkt in der Praxis schlägt werde ich die nächsten Tage hier berichten…

Einrichtung von Microsoft Office 365

Vor dem Spaß kommt der Ernst, und Ernst versteht keinen Spaß. Getreu diesem Motto ist die Einrichtung von Office 365 für Personen, die keine gelernten ITler sind, ein Alptraum – und zwar spätestens wenn es zur Einrichtung einer eigenen Domäne kommt. Dazu kommen wir später. Ich beschreibe einfach mal die ersten Schritte einer Einrichtung von Office 365 – hoffentlich möge dies dem einen oder anderen Interessenten helfen .

Anmeldung eines Planes

Unter http://www.microsoft.com/de-de/office365/free-office365-trial.aspx kann man sich für ein Office 365 Konto anmelden – es gibt zu jedem Konto auch eine 30-Tage Testversion, welche ich stark empfehle.

Anmeldefenster für die Office 365 Pläne P1 und E3.

Microsoft unterscheidet zwischen zwei großen Plänen: P1 und E3. Diese beiden Pläne sind in Stein gemeißelt, d.h. ein Wechsel später von P1 in E3 ist nicht möglich und umgekehrt. Der Hauptunterschied ist, dass der Plan E3 für größere Unternehmen mit Active Directory (AD) Integration gedacht ist und zusätzlich noch Archivierungsmöglichkeiten mitbringt. Für kleinere Unternehmen und Selbstständige empfiehlt sich der Plan P1.

Jeder Benutzer erhält nach der Anmeldung eine eigene Adresse nach der Form <Benuzername>@<Nick>.onmicrosoft.com und ist über diese Adresse auch via Mail zu erreichen. Auch die SharePoint Webseiten können mit der jeweiligen Adresse abgerufen werden. Nach der Anmeldung kann man sich unter https://login.microsoftonline.com mit den gewählten Credentials anmelden.

Nach der Anmeldung erscheint dann die Administrationsoberfläche.

Office 365 ist direkt nach der Anmeldung mit deinem Benutzer verknüpft. Da viele Anwender bereits ihre eigenen Domains (Microsoft sagt ‘Domänen’ dazu) besitzen, stellt der erste Schritt bei der Einrichtung sich als die Anbindung einer bereits existierenden Domain heraus. In meinem Beispiel hatte ich die Domain ‘digitalnomade.org’ bereits schon gesichert. Wie bekommt man diese Domain jetzt zu Office 365? Klicke dazu unter Verwaltung auf den Punkt ‘Domänen’.

Hinzufügen einer eigenen Domain zu Office 365

Die Nutzung einer eigenen Domain besteht bei Office 365 aus mehreren, unnötig komplizierten Schritten. Der Ablauf stellt sich folgendermaßen dar:

1. Hinzufügen einer eigenen Domain unter Verwaltung
2. Überprüfung der Eigentümerschaft der hinzuzufügenden Domain
3. Änderung der DNS-Settings der eigenen Domain

Um eine eigene Domain hinzuzufügen klickt man auf Domäne hinzufügen.

Danach erscheint das folgende Fenster:

Dort einfach den Namen der hinzuzufügenden Domain angeben und auf Weiter klicken.

 

Jetzt wird es spannend. Es gibt zwei Arten, wie eine Domain verifiziert werden kann.

1. Durch einen Custom TXT Eintrag (unterstützen nicht sehr viele Provider)
2. Durch einen Custom MX Eintrag

Ich empfehle den MX Eintrag – die Priorität sollte dann aber immer höher (also niedriger) als bereits bestehende MX Einträge gesetzt werden – es sei denn, deine Domain ist nur für Office 365 da (wie bei mir der Fall). Im konkreten Fall erzeugt der Wizard hier eine eigene Prüfnummer und Adresse wie beispielsweise ms12345678.msv1.invalid. Diese Adresse wäre als Custom MX Eintrag in deiner Domäne einzutragen. Aber Vorsicht: Microsoft hat hier einen Fehler eingebaut. Der korrekte Eintrag lautet nicht .invalid (dies lassen manche Provider nicht zu!) sondern ms12345678.msv1.mail.outlook.com . Ersetze dabei ‘ms12345678’ durch den Wert den du in deinem Wizard angezeigt bekommst. Unten auf der Seite findest du jetzt ein Überprüfen Button. Dabei prüft Office 365 ob dieser Eintrag in deiner Domain vorhanden ist. Dies kann bis zu 72 Stunden nach Fertigstellung dauern!

Sobald du die Änderungen gemacht hast und die Überprüfung erfolgreich war, kann es weitergehen. Jetzt musst du deine DNS Server der Domain an Microsoft übergeben.

Dies ist ein Beispiel vom Konfigurationsinterface der 1&1 Internet. Die folgenden Werte sind dort einzutragen:

• Primärer Nameserver: ns1.bdm.microsoftonline.com
• Sekundärer Nameserver: ns2.bdm.microsoftonline.com

Jetzt kannst du die neue Domain nutzen, um darunter via SharePoint und E-Mail erreichbar zu sein. Unter Verwaltung –> Benutzer –> Weitere –> Exchange | Postfacheinstellungen ändern kannst du jetzt neue E-Mail Adressen für deinen Benutzer erzeugen.

Über den Hinzufügen Button können beliebige E-Mail Adressen nun hinzugefügt werden (beispielsweise: nomade@digitalnomade.org – diese E-Mail existiert nicht). Der große Clou ist aber: Egal, wie viele Adressen du hinzufügst: Du wirst immer als <benutzer>@<nick>.onmicrosoft.com deine E-Mails verfassen, da diese Mailadresse deine primäre Mailadresse darstellt. Diese kann man zwar ändern, ist aber etwas komplizierter (außer für Exchange-Admins, ich geb’s zu ).

Ändern der primären Office 365 Mailadresse

Die Änderung ist dabei einfach, wenn man die Befehle kennt und lange genug nach dem KB-Artikel dafür sucht. Kurz zusammenfasst:

1. Starten der Windows PowerShell unter Extras –> Zubehör.
2. Temporäres Deaktivieren der Signierungsprüfung mit Set-ExecutionPolicy Unrestricted .
3. Ausführen der Kommandos zum Setzen der neuen primären Mailadresse
4. Zurücksetzen der Signierungsprüfung mit Set-ExecutionPolicy Signed .

Die primäre Mailadresse wird durch die folgenden Kommandos ersetzt (bei Schritt 3 sind diese Kommandos auszuführen):

1. $LiveCred = Get-Credential
2. Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic –AllowRedirection
3. Import-PSSession $Session –AllowClobber
4. Set-Mailbox 9007431@contosouniversity.onmicrosoft.com –EmailAddresses SMTP:martina.grom@contosouniversity.com,9007431@contosouniversity.onmicrosoft.com
5. Remove-PSSession $Session

Natürlich in Punkt 4 die Adresse ‘9007431@contosouniversity.onmicrosoft.com’ durch die echte E-Mail Adresse ersetzen, die momentan primär ist. Der Part hinter dem ‘SMTP:’ setzt alle E-Mail Adressen dieses Benutzers. Die erste genannte Mailadresse ist die neue primäre Mailadresse des Benutzers.

Danach kann man sein Outlook direkt an Office 365 anbinden und alle Vorteile eines Exchange 2010 Servers genießen (ActiveSync, .OST Datei usw.). Der nächste Teil meines Reviews wird sich um die Microsoft eigenen Online-Applikationen drehen.

Zwischenfazit

Für den Preis von 5,25 Euro pro Benutzer im günstigsten Plan und mit 25 GB an Speicher ist Office 365 sicher eine Überlegung wert wenn man den Komfort und die Anpassbarkeit von Microsoft Office mit Exchange als E-Mail Server sucht. Die Einrichtung ist aber unnötig kompliziert und stellt unerfahrene Benutzer völlig unnötig vor frustrierende Erlebnisse. Welches kleine Unternehmen hat schon einen erfahrenen IT-Admin?