Outlook 2010: QuickSteps

Und weiter geht meine Serie ‘Produktivität mit Microsoft Outlook’ – nach dem ersten Teil, der sich mit der ‘Bedingte Formatierung’ beschäftige und dem zweiten Teil (Outlook 2010 Tastatur-Shortcuts) möchte ich hier im dritten Teil kurz die Vorzüge von QuickSteps und ihren praktischen Nutzen vorstellen sowie einen Tipp zur Ablage von Elementen geben. QuickSteps sind eigentlich zusammenklickbare ‘Makros’, mit deren Hilfe man mehrere Aktionen auf einen Schlag ausführen kann. Diese Funktion wurde mit Outlook 2010 eingeführt.

Die Funktionen der QuickSteps in Microsoft Outlook 2010

• Elemente in einen Ordner verschieben, kopieren, löschen oder endgültig löschen (Hard delete)
• Nachrichten als gelesen´oder ungelesen markieren und die Wichtigkeit einstellen
• Nachrichten kategorisieren, Kategorien löschen, kennzeichnen oder Kennzeichnungen löschen
• Element als erledigt markieren, eine neue Aufgabe mit Anhang erstellen oder eine neue Aufgabe mit Nachrichtentext erstellen
• Allgemeine Nachrichtenoptionen wie weiterleiten, antworten usw.

Der Clou an QuickSteps ist, dass einzelne Aktionen miteinander kombiniert werden können. Auch ist es möglich, einzelnen QuickSteps Tastenkürzeln zuzuweisen.

Damit eignen sich QuickSteps hervorragend, um Elemente schnell zu archivieren oder zu kategorisieren und auch, um das Aufgabenmanagement innerhalb von Microsoft Outlook zu erweitern.

Die QuickSteps lassen sich im Menüband Start der Ribbon-Oberfläche erreichen. Das obige Bild zeigt hier bereits eine angepasste Ansicht von mir.

Konkrete Anwendungsfälle für QuickSteps

QuickSteps lassen sich auf Grund ihrer Vielseitigkeit für eine Menge an Aufgaben im täglichen Umgang mit Outlook einsetzen. Ihre wahre Stärke liegt im ‘Filen’ von Informationen und in der Pflege deines Postfaches. Normalerweise sollte man bestrebt sein, den Posteingang innerhalb von Outlook möglichst übersichtlich zu halten – damit man die Übersicht nicht verliert . Und genau da kommen QuickSteps wunderbar zum Einsatz. Alle Szenarien zu beschreiben würde wohl den Rahmen sprengen, deshalb hier einfach eine mögliche Variante eines QuickSteps – welcher QuickStep dir am Besten hilft ist von deiner persönlichen Arbeitsorganisation abhängig. Wobei ich nur raten kann, einen übersichtlichen Posteingang zu betreiben (mehr dazu in einem späteren Artikel).

Erstellen einer neuen Aufgabe mit Verschiebung

Manche der Aufgaben in unserem Arbeitsleben können wir nicht direkt erledigen. Dann ist es praktisch, wenn wir uns dazu eine Aufgabe machen und diese dann einplanen, wenn wir Zeit haben (oder einfach so eine Aufgabe erstellen, damit nichts verloren geht). Optimal wäre es nun, wenn man eine Aufgabe erstellen könnte, die den Text der Anfrage beinhaltet und gleichzeitig das entsprechende Element in einen speziellen Ordner verschiebt, damit man darauf antworten kann, wenn man Zeit dafür hat. Bevor wir mit dem QuickStep beginnen, lege dir einen Ordner ‘'_Aufgaben’ unterhalb deines Posteinganges an und klicke dann im QuickStep-Feld auf Neu erstellen.

Danach öffnet sich das Dialogfeld QuickStep bearbeiten.

Über das Dropdown-Menü kannst du dir eine Vielzahl an Aktionen aussuchen. Bei den Aufgaben  existieren zwei Optionen: Aufgabe mit Anlage und Aufgabe mit Nachrichtentext. Ich habe mich für ‘Aufgabe mit Nachrichtentext’ entschieden, da ich meine Tasks auf mobile Geräte synchronisiere und diese mit Anhängen wenig anfangen können. Du kannst hier auch mit Kategorien arbeiten (mehr dazu in einem späteren Beitrag) – ich würde davon aber an dieser Stelle abraten wenn du dir nicht sicher bist, wie du mit Kategorien arbeiten möchtest. Im Bereich ‘Optional’ siehst du dann die Möglichkeit, dem QuickStep eine Tastenkombination zuzuweisen, was auch sehr praktisch sein kann. Speichere den QuickStep und suche dir ein Element aus. Dann klicke darauf. Was passiert?

• Outlook wird eine neue Aufgabe mit genau dem Inhalt der E-Mail erstellen und das Aufgabendialogfeld anzeigen.
• Das Element wird in den Ordner ‘_Aufgaben’ verschoben – so findest du es später einfach wieder und kannst direkt darauf antworten.

Das freilich stellt den einfachsten QuickStep für diese Kombination dar. Ich persönlich verwende Outlook Kategorien, um festzuhalten, was ich mit dem einen oder anderen Element tun möchte. Und weitere Outlook-Kategorien, um zwischen ‘Privat’ und ‘Arbeit’ zu unterscheiden. Das kann auch damit getan werden. Ein entsprechender QuickStep sähe dann folgendermaßen aus:

Dieser QuickStep macht die folgenden Dinge:

• Er kategorisiert mein Element mit den Kategorien ‘!iPad/iPhone’ und ‘#arbeit’.
• Erstellt eine neue Aufgabe mit genau diesen Kategorien.
• Verschiebt das Element in meinen ‘_Aufgaben’ Ordner.

Der QuickStep ermöglicht es mir, nur noch einen Betreff für die Aufgabe eintragen zu müssen und das Element mit ALT+S direkt speichern zu können.

So könnte dann ein anfängliches QuickStep Fenster aussehen. Ich habe mir noch weitere QuickSteps gebaut, die Elemente direkt in bestimmte Ordner verschieben. Das ist für Referenzzwecke ganz praktisch, vor allem kombiniert mit einem Tastaturshortcut .

Tipp für das Verschieben normaler und gesendeter E-Mails

Ein Thema, welches auch QuickSteps tangiert: Wie kann man Elemente schnell und in favorisierten Ordnern ablegen? Natürlich könnte man dafür euch einen QuickStep bauen, das wäre dann aber sehr schnell sehr unübersichtlich…

Wenn du einen Rechtsklick auf das Menüband (also die Ribbon-Oberfläche) ausführst, dann hast du dort die Option Menüband anpassen. Wählst du diese, erscheint folgendes Bild:

Füge dort einfach im ‘Start’ Menüband den Befehl Verschieben hinzu (dazu musst du zuvor eine eigene Gruppe erstellen). Danach erscheint dann folgender Button in einem Menüband:

Danach kannst du mehrere E-Mails oder auch nur eine direkt in einen Ordner deiner Wahl verschieben. Das Dialogfeld merkt sich deine vorherigen Auswahlen, lässt dir aber auch die Option, einen anderen Ordner als die Vorschläge zu verwenden. Der Clou: Du kannst diese Funktion unter dem Namen ‘Gesendetes Element speichern unter’ auch im Dialogfeld für eine neue E-Mail einbinden!

Dieser Befehl ermöglicht es dir, schon zum Zeitpunkt des Sendens einer E-Mail festzulegen, in welchem Ordner sie abgelegt wird. Auch hier klickst du zum Einrichten mit der rechten Maustaste auf das Ribbon-Band (Menüband), während du eine neue E-Mail offen hast.

Fazit

QuickSteps und die Anpassung des Menübandes ermöglichen eine komfortablere und effizientere Nutzung von Microsoft Outlook 2010. Es lohnt sich, diese Funktionen auszuprobieren.